Principales Características de un Sistema ERP
Exponente:
Carolina Sánchez Escudero
Como ya sabemos los sistemas de gestión empresarial (en inglés ERP, acrónimo de Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa, eliminando complejas conexiones entre sistemas de distintos proveedores.
Este tipo de sistemas suele presentar una arquitectura modular, donde cada módulo gestiona las funciones de un área empresarial diferente, como pueden ser: nóminas, finanzas, gestión de proyectos, sistema de gestión geográfica, contabilidad, logística, stock, pedidos. Estas áreas de la empresa realizan funciones diferentes pero se interrelacionan entre sí compartiendo información.
Es importante resaltar que los sistemas ERP, son integrales, es decir, una agrupación de todos los módulos que los componen, y que agrupan a su vez todos los procesos de gestión de la empresa.
Gracias a la adaptabilidad de este tipo de sistemas, una empresa puede configurar su ERP para que se adapte a sus procesos de negocio. La personalización de este tipo de sistemas, junto con su modularidad y capacidad de integración de procesos, permite una gestión completa de las operaciones empresariales.
Existen tres características principales que distinguen a un sistema de gestión empresarial, de una simple aplicación de gestión.
1. Integración: El objetivo de un sistema ERP es integrar todos los procesos de la empresa, entendiéndola como una serie de áreas que se relacionan entre sí. Este enfoque permite una mayor eficiencia, reducción de tiempo y costes. Una base de datos centralizada es la que suele facilitar el flujo de información entre los diferentes módulos. Es importante destacar que en un sistema ERP los datos se ingresan una sola vez para su utilización en el sistema. Estos deben ser consistentes, completos y comunes. De esta forma se evita la duplicidad de información, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planeación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.
ü La integración de los diferentes módulos mediante una base de datos centralizada permite el intercambio de información
1. Modularidad: Cada área funcional de la empresa se corresponde con un módulo del sistema de gestión. Estos módulos aunque independientes comparten información entre sí mediante una base de datos centralizada, lo que facilita la personalización y adaptabilidad por una lado, y por otro la facilidad de integración. Es habitual que cada módulo utilice un software específico para su funcionalidad. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control de Almacén, etc.
2. Adaptabilidad: Gracias a la modularidad y capacidad de integración de las funcionalidades un sistema ERP es fácilmente adaptable a las necesidades de cada empresa, permitiendo una total configuración. Aunque existe esta posibilidad de adaptación, muchas veces para abaratar costes la empresa utiliza una solución más genérica, en vez de personalizar un desarrollo, lo que le obliga a modificar algunos de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Estos sistemas están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no.
En síntesis, las características más distinguidas de estos sistemas son:
1. Base de datos centralizada.
2. Los componentes que interactúan entre sí consolidando todas las operaciones.
3. En este sistema los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes.
4. Las empresas que lo implanten deben modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema.
5. Un sistema ERP incluye un conjunto de aplicaciones módulos.
6. Suele haber un software para cada unidad funcional.
7. La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas industrias.
Fuentes consultadas…